Виды деловых писем
Деловая переписка на английском языке охватывает различные виды документов, включая:
- Запросы информации - inquiry letters;
- Предложения о сотрудничестве - proposals;
- Жалобы и претензии - complaints;
- Сопроводительные письма - cover letters;
- Благодарственные письма - thank you letters;
- Письма-уведомления - notifications.
Общие правила официальной переписки
Соблюдение правил делового общения гарантирует профессионализм и вежливость переписки:
- Использование формального стиля и отсутствие неформального языка.
- Ясность и конкретика в изложении мыслей.
- Краткость и точность в формулировках.
- Аккуратность составления письма с учетом грамматики и пунктуации.
Стиль деловой переписки
Стиль делового письма должен быть официальным и управленческим. Сюда входит:
- Избегание сленга и жаргонных выражений;
- Использование специалистической терминологии, где это уместно;
- Полное отсутствие эмоциональной окрашенности текста;
- Уважительное обращение к адресату и правильное использование форм обращения.
Структура делового письма на английском языке
Типичная структура делового письма включает следующие элементы:
1. Заголовок
Оформляется с указанием названия компании и полного адреса.
2. Дата
Располагается под заголовком и всегда указывается текущей.
3. Обращение
Используйте формальное обращение, например, "Dear Mr. Smith,".
4. Основное сообщение
Должно быть ясно структурировано и разделено на абзацы.
5. Заключение
Содержит конкретный вызов к действию (call to action) и прощание.
6. Подпись
Завершает письмо вашим именем и должностью.
Полезные фразы для составления официального письма на английском языке
Используйте эти выражения для придания ваших писем формальности:
- "I am writing to inform you..." - Пишу, чтобы сообщить вам...
- "We regret to inform you..." - С сожалением сообщаем вам...
- "Please be advised that..." - Пожалуйста, будьте в курсе, что...
- "Thank you for your attention to this matter." - Благодарим вас за внимание к этому вопросу.
- "Should you have any questions, please do not hesitate to contact us." - Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь связаться с нами.
